Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z gromadzeniem dużej ilości dokumentacji, która wymaga sprawnego zarządzania. Nie wszystkie dokumenty są potrzebne na co dzień, a jednocześnie muszą być gromadzone przez określony prawnie czas. Dlatego warto opracować skuteczny system archiwizacji, który ułatwi odnalezienie się w chaosie dokumentacyjnym. Możesz się tym zająć samodzielnie albo skorzystać z outsourcingu. Dowiedz się, jak możesz to zrobić, by przestrzegać przepisów prawa.
Archiwizacja danych w ramach outsourcingu – dlaczego warto?
Odpowiednie uporządkowanie dokumentów firmowych wymaga przygotowania merytorycznego, technicznego i znajomości prawa, które się zmienia. Nie musisz jednak zajmować się tym samodzielnie albo delegować do tego pracowników. Rhenus Office Systems Poland to firma, która od ponad 20 lat wspiera klientów w wywiązywaniu się z obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji. Dzięki temu archiwizacja dokumentów przedsiębiorstwa przestanie pochłaniać czas pracowników, a Ty będziesz mieć pewność profesjonalnej realizacji.
Co przemawia za skorzystaniem z usług outsourcingu?
- Zapewnisz ład w archiwum, co przekłada się na lepszą organizację pracy i łatwiejszy dostęp do informacji.
- Nie ryzykujesz wykrycia nieprawidłowości w razie kontroli.
- Masz pełny wgląd w swoje zasoby.
- Archiwizacja odbywa się zgodnie z RODO – nie grożą Ci kary z tytułu nieprzestrzegania przepisów.
- Dzięki uporządkowaniu zbiorów oszczędzasz czas potrzebny na dotarcie do poszczególnych dokumentów.
Uwaga: za złamanie przepisów RODO przewidziane są kary w wysokości do 20 mln euro lub 4% obrotów z ubiegłego roku.
Profesjonalna archiwizacja danych krok po kroku
Proces ten składa się z kilku ważnych etapów. Pamiętaj, że archiwizacja nie jest Twoją dobrą wolą, tylko obowiązkiem. Musisz przechowywać dokumenty odpowiednio długo i niszczyć je, kiedy minie ustawowy termin.
Oto, z jakich etapów składa się profesjonalna archiwizacja danych:
Pierwszy z nich to podzielenie dokumentów na wieczyste kategorii A, które musisz przechowywać stale, i kategorii B, gdzie obowiązuje określony termin. Do tej pierwszej zalicza się np. dokumentację o trwałej wartości historycznej. Do drugiej np. dowody księgowe. Przy segregacji ważne jest zwracanie uwagi na okresy przechowywania obowiązujące dla różnego typu dokumentów. Przykładowo, dotyczące zatrudnienia, musisz mieć przez nawet 50 lat, a faktury – zazwyczaj przez 5 lat.
Kolejnym etapem jest klasyfikowanie i indeksowanie. Dokumenty są dzielone na kategorie i rodzaje, np. faktury, umowy, raporty, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie. Każdy powinien być odpowiednio opisany i zindeksowany. Indeksacja polega na wprowadzeniu parametrów opisujących dokument, dzięki którym możliwe będzie jego wyszukanie.
Następnie odbywa się niszczenie dokumentów – dzięki odpowiedniemu podziałowi bez problemów znajdziesz te zasoby, które wymagają utylizacji. Kiedy mija okres przechowywania, możesz w ten sposób zwolnić miejsce w archiwum. Ważne, aby niszczenie dokumentów w firmie odbywało się zgodnie z RODO, tak jak w Rhenus Office Systems Poland. Firma przeprowadza cały proces zgodnie z normą ISO/IEC 21964, która określa szczegółowe zasady utylizacji. Definiuje różne stopnie ochrony i klasy bezpieczeństwa, których należy się trzymać w zależności od rodzaju dokumentu. Określa m.in. powierzchnię ścinka i grubość paska po zniszczeniu danego zasobu.
Archiwizowanie dokumentów oraz ich niszczenie to żmudny, wymagający proces, który może wymagać wiele uwagi Twoich pracowników, szczególnie przy dużej skali działalności. Dzięki współpracy z Rhenus Office Systems Poland ograniczysz te obowiązki do minimum i zajmiesz się rozwojem biznesu.
